Procesa Gastos Reembolsables con DocuTray y n8n
Automatiza el procesamiento de gastos reembolsables de tu equipo con n8n y DocuTray. Recorre las carpetas de cada colaborador en Google Drive, extrae los datos de boletas y facturas, y los consolida en Google Sheets. Incluye template descargable.
¿Tienes un equipo que te manda boletas y facturas para reembolso? ¿Cada uno te deja sus documentos en una carpeta y tú tienes que revisar uno por uno para armar la planilla?
En esta guía te muestro cómo automatizar ese proceso usando n8n y DocuTray. La idea es simple: cada colaborador deja sus comprobantes en su carpeta de Google Drive, y el flujo se encarga de leer, identificar y extraer los datos de cada documento para dejarlos ordenados en Google Sheets.
Al final de la guía te dejo el workflow exportable para que lo importes en tu instancia de n8n.
Lo que necesitas para partir
- Una instancia de n8n: puede ser n8n Cloud o self-hosted. Si nunca has usado n8n, es una herramienta de automatización visual donde conectas nodos como bloques de Lego.
- Una API Key de DocuTray: la creas con tu usuario en app.docutray.com.
- Una carpeta "Gastos Reembolsables" en Google Drive, con una subcarpeta por cada colaborador. Cada uno deja ahí sus boletas, facturas o comprobantes en PDF.
- Un Google Sheet donde quieres consolidar todos los gastos.
La estructura en Drive se ve así:
📁 Gastos Reembolsables
📁 Juan Pérez
📄 boleta_almuerzo.pdf
📄 factura_uber.pdf
📁 María López
📄 boleta_materiales.pdf
📁 Carlos Díaz
📄 factura_hotel.pdf
📄 boleta_cena.pdf
Cómo funciona el flujo
1. Trigger — ¿Cuándo se ejecuta?
El flujo tiene dos formas de gatillarse: un Schedule Trigger para que corra automáticamente (por ejemplo, todos los lunes), o un botón manual para cuando quieras ejecutarlo tú mismo.
2. Buscar Carpetas — Listar las carpetas de cada colaborador
El primer nodo de Google Drive busca dentro de "Gastos Reembolsables" todas las subcarpetas. Cada subcarpeta representa a un colaborador.
La configuración:
- Resource: File/Folder
- Operation: Search
- Filter → Folder: selecciona "Gastos Reembolsables"
- What to Search: Folders
3. Loop Over Items — Iterar por cada carpeta
Este nodo recorre cada carpeta de colaborador. Por cada una, se ejecutan los pasos siguientes.
4. Buscar Archivos — Listar los documentos dentro de cada carpeta
Dentro del loop, este nodo busca todos los archivos dentro de la carpeta del colaborador actual.
La configuración clave: en el filtro de carpeta, referencia el item actual del loop:
{{ $('Loop Over Items').item.json.id }}
Esto es importante — si referenciás directamente al nodo "Buscar Carpetas", solo va a tomar la primera carpeta en cada iteración.
5. Download file — Descargar cada archivo
Descarga cada PDF como dato binario usando el ID del archivo.
6. Extract from File — Convertir a Base64
Antes de enviar el archivo a DocuTray, lo convertimos a un string Base64. Esto es un poco más técnico, pero básicamente transformamos el archivo en un texto para poder enviarlo a la API. Usamos el nodo Extract from File con la operación Move File to Base64 String.
7. Convert document to JSON — Extraer los datos con DocuTray
El nodo de DocuTray procesa cada documento usando el tipo gasto_reembolsable y devuelve los datos estructurados: fecha, proveedor, monto, tipo de documento, etc.
Como ya sabemos que todos los documentos en estas carpetas son gastos reembolsables, no necesitamos el paso de identificación — vamos directo a la conversión.
8. Append row in sheet — Escribir en Google Sheets
El nodo final toma el JSON y lo escribe como filas en tu Google Sheet. Puedes incluir el nombre de la carpeta (el colaborador) como columna adicional para saber a quién corresponde cada gasto.
Tip: crea primero los headers en tu hoja para que n8n los detecte automáticamente y te deje mapear los campos.
El resultado
Cada vez que se ejecute el flujo, todos los comprobantes de todos los colaboradores se procesan automáticamente. Los datos quedan consolidados en una sola planilla, listos para revisar y aprobar. Sin abrir cada PDF, sin copiar y pegar.
Descarga el flujo
Impórtalo desde el menú de n8n con "Import from File". Solo necesitas configurar tus credenciales de Google Drive, Google Sheets, y tu API Key de DocuTray.
¿Tienes dudas o quieres probar DocuTray? Escríbeme a matias@docutray.com
